Как правильно организовать конференцию

Мало просто организовать конференцию, надо еще сделать так, чтобы на нее пришли люди и им было интересно. Новичкам добиться этого очень трудно, да и опытные организаторы часто и густо упускают из виду важные детали, которые могут повлиять на успешное проведение конференций. Поэтому в качестве памятки, вот вам несколько полезных советов, воспользуйтесь ими.

Тема

У конференции должна быть определенная цель. Когда вы определите цель, вы сможете подобрать подходящую тему конференции, которая поможет добиться этой цели. И вот тут нужно не прогадать, подобрать такую тему, которая будет интересна и понятна не только вам, как организатору, но и всем, кто придет послушать. Поэтому проверьте обязательно, что подготовили читать докладчики и скорректируйте их план в нужном для цели конференции направлении. Многие забывают об этом, и часто некоторые докладчики выпадают из темы.

Дата

С датой конференции вроде не должно возникать никаких проблем, назначаешь день и час и рассылаешь уведомления. Но и тут есть нюансы. Чтобы мероприятие посетило как можно больше людей, нужно не допустить накладок с другими возможными мероприятиями и событиями в обществе. Например, в этот время подобной организацией мероприятий могут заниматься ваши конкуренты, и тогда часть посетителей отправятся слушать их лекции. Или в это время дает концерт популярный артист или группа, или на эту дату приходится большой праздник, религиозный, государственный, не важно, люди все равно проигнорируют конференцию, ведь кто в праздники работает. Также на посещаемость могут повлиять период отпусков или каникул и даже день недели. Понедельник – день тяжелый, пятница – конец рабочей недели, все устали. Остаются вторник, среда и четверг, вот на них и ставьте свою дату.

Распределение обязанностей

Чтобы не разрываться на кучу дел, распределите обязанности. Себе оставьте руководящую и контролирующую роль, а исполнительную – доверьте, например, компании «DINADIS», которая пришлет профессионалов, и они забронируют зал, встретят гостей, разместят их на ночлег, организуют переводчика, если ожидаются иностранные гости, организуют питание и транспорт. И главное оптимизируют расходы, ибо они знают где что и как работает в этом бизнесе. Как вам такое распределение?

Финальный обход

Если организация корпоративных мероприятий лежит на плечах специалистов, то переживать о неполадках не стоит. Но ради собственного успокоения, можете накануне перепроверить готовность конференции. Все ли участники на месте, весь ли транспорт на ходу, расставлена ли мебель, оборудование, кто за кем выступает, кто куда разъезжается после окончания и т.д.